Project Support Officer

Jouw functie

Als PMO Support Officer kom je terecht in onze drukke Project Management Office (PMO). Je zorgt binnen de PMO voor de ondersteuning van projectmiddelen, -financiering, -risico’s en -governance. Je werkt nauw samen met alle Project Managers en biedt ondersteuning voor de administratieve, plannings- en financiële behoeften van hun projecten.

Er zijn drie soorten ondersteunende taken: middelenbeheer, kostenbeheer en communicatie en reporting.

Jouw verantwoordelijkheden omvatten:

Algemeen

• Je coördineert de timing van projecten, de maandelijkse reporting en facturatie, en je beheert de algemene projectmanagementtool (Planview).
• Je biedt ondersteuning aan het volledige team bij meetings. Dit houdt onder andere in dat je waar nodig meetings inplant, notuleert, acties vastlegt en voor de follow-up zorgt.
• Je biedt ondersteuning voor interne en externe audits indien nodig.
• Je assisteert de Project Managers bij de opstart-, reporting- en afsluitingsfases van de projecten.
• Je bent het aanspreekpunt voor de Project Managers wanneer ze vragen hebben, hulp nodig hebben of er iets afgewerkt moet worden.

Middelenbeheer

• Je voorziet de nodige toegangen voor de onboarding van nieuwe collega’s, voornamelijk externen.
• Je controleert en monitort de beschikbaarheid van middelen in vacatures.

Kostenbeheer

• Je bezorgt regelmatig rapporten aan het Finance-departement en volgt de financiën op projectniveau op.
• Je behoudt het overzicht van alle ‘purchase orders’ en je zorgt voor de opvolging, controle en creatie van facturen.

Communicatie en reporting

• Je zorgt voor de voorbereiding en coördinatie van de communicatie op portefeuilleniveau en je onderhoudt de contacten met interne belanghebbenden en leveranciers.
• Je assisteert de PMO Manager bij het bepalen, toezicht houden op en communiceren van de projectmanagementprocessen, -standaarden en -governance.
• Je zorgt ervoor dat de projecten zich houden aan de governanceprocessen en -herzieningen op portefeuilleniveau.

Jouw profiel

• Je hebt een diploma bedrijfskunde (financiën) of economie en je hebt interesse in de nauwkeurige opvolging van financiële gegevens en de voortgang van projecten.
• Je bent een teamspeler, je kan jezelf motiveren en je hebt een positieve ingesteldheid. Je bent proactief en hanteert een servicegerichte aanpak.
• Je hebt goede organisatorische vaardigheden en eventueel een eerste ervaring met het opstellen en onderhouden van projectplannen.
• Je hebt goede communicatieve vaardigheden, zowel gesproken als geschreven, en je kan goed met zowel interne als externe belanghebbenden omgaan.
• Je hebt een goede kennis van MS Office (Excel, PowerPoint, Outlook, Word en Power BI).

Ons aanbod

• Een uitdagende carrière in een meertalige en internationale omgeving.
• De kans om constant te blijven bijleren en zo je talenten te ontwikkelen.
• Een aantrekkelijk loon, aangevuld met een aantal extralegale voordelen (maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, extralegaal pensioen, Flex Reward, enz.).
• Je combineert werken in ons Belgische kantoor in het centrum van Brussel, met de mogelijkheid om structureel thuis te werken.
• Een rol in een onderneming die de volgende kernwaarden belangrijk vindt: respect, klantgerichtheid en betrouwbaarheid.