Project Support Officer

Votre fonction

En tant que PMO Support Officer, vous intégrez notre PMO très actif, en soutien aux aspects des ressources, finances, risques et gouvernance des projets au sein du PMO. Vous travaillez en étroite collaboration avec les Project Managers, et leur apportez un soutien sur le plan administratif, de la planification et des aspects financiers de leurs projets.

Vous fournissez un soutien dans les trois domaines suivants : gestion des ressources, gestion des coûts, et communication et rapports.

Vos responsabilités comprennent :

Général

• Vous coordonnez les délais, le reporting mensuel et la facturation des projets et vous gérez l’outil de gestion de projets (Planview).

• Vous apportez votre soutien à l'ensemble de l'équipe lors des réunions, ce qui peut inclure la planification des réunions, la rédaction des procès-verbaux, l'enregistrement des actions et le suivi.

• Vous apportez votre support pour les audits internes et externes si nécessaire.

• Vous assistez les Project Managers dans les phases de lancement, de reporting et de clôture des projets.

• Vous êtes la personne de référence pour les Project Managers en cas de questions, s’ils ont besoin d'aide ou de terminer un travail.

• Vous lancez l’amélioration des processus de support PMO pour les aligner avec les autres parties prenantes et assurer une meilleure performance du support PMO.

• Vous mettez en œuvre le plan d'actions d’amélioration des processus.

Gestion des ressources

•  Vous fournissez les accès nécessaires aux collègues onboardé et offboardé, principalement des collaborateurs externes.

• Vous surveillez et suivez la disponibilité des ressources pour les postes vacants.

Gestion des coûts

• Vous fournissez des rapports réguliers au département Finance et assurez le suivi des finances des projets.
• Vous supervisez le suivi, la révision et la création des bons de commande et des factures.
• Vous fournissez un support à la direction du PMO pour la préparation du budget.

Communication et rapports

• Vous préparez le reporting des réunions du Project Portfolio Board en établissant les dashboards d’analyse des chiffres du portefeuille de projet.
• Vous préparez et coordonnez les communications relatives au portefeuille de projets et vous assurez la liaison avec les parties prenantes internes et les fournisseurs de services.
• Vous assistez le PMO Manager dans la définition, la supervision et la communication des processus, des normes et de la gouvernance de gestion de projets.
• Vous veillez à ce que les projets du portefeuille adhèrent aux processus et examens de gouvernance.

Votre profil

• Vous avez un diplôme en commerce (finances) ou en économie et vous aimez suivre consciencieusement les données financières et l'avancement des projets.
• Vous avez un esprit d'équipe, vous travaillez de manière autonome et vous avez une attitude positive. Vous êtes proactif et vous avez le sens du service.
• Vous avez de bonnes capacités organisationnelles et éventuellement une première expérience dans la création et le maintien des plans d’exécution de projets.
• Vous avez de bonnes capacités de communication, tant à l'oral qu'à l'écrit, et vous êtes capable de traiter avec des parties prenantes internes et externes.
• Vous avez une solide connaissance de MS Office (Excel, PowerPoint, Outlook, Word et Power BI)

Notre offre

• Une carrière stimulante dans un environnement multilingue et international.
• Des possibilités de formation continue pour développer vos talents.
• Un salaire attractif assorti de nombreux avantages extralégaux (chèques repas, assurance hospitalisation, pension complémentaire, plan Flex Reward, etc.).
• La possibilité de travailler depuis notre siège belge situé dans le centre de
• Bruxelles et de télétravailler de manière structurelle.
• Une fonction dans une entreprise où les valeurs suivantes sont clés: respect, proximité avec le client et fiabilité.